Fuhrparkmanagement: für wen sich das lohnt
Nicht jeder Betrieb mit drei Transportern braucht eine Software. Woran ihr merkt, ob ihr die Grenze überschritten habt, und was dann dranhängt.
Fuhrpark heißt im Mittelstand meistens: ein paar Transporter, zwei Dienstwagen, ein Anhänger. Verwaltet wird das in einem Ordner, einer Excel-Tabelle und im Kopf von der Person, die schon lange dabei ist. Das funktioniert erstaunlich lange. Bis es nicht mehr funktioniert.
Die Aufgaben, die tatsächlich anfallen
- Wer fährt welches Fahrzeug. Klingt trivial, wird interessant, sobald mehrere Leute dasselbe Auto nutzen.
- Termine im Blick behalten. Hauptuntersuchung, Inspektion, Reifenwechsel, Leasingende. Jeder Termin, der durchrutscht, kostet Geld oder Zeit.
- Papiere und Nachweise. Zulassung, Versicherung, Führerscheinkopien, Übergabeprotokolle. Alles Dinge, die man genau dann sucht, wenn es eilt.
- Schäden dokumentieren. Wer hat wann welchen Kratzer gemeldet. Ohne Dokumentation ist das im Zweifel eine Diskussion.
Die Halterpflichten
Als Halter der Fahrzeuge tragt ihr Verantwortung dafür, dass nur fährt, wer fahren darf, und dass die Fahrzeuge verkehrssicher sind. Dazu gehört unter anderem, die Fahrerlaubnis der Fahrerinnen und Fahrer regelmäßig zu kontrollieren.
Wichtig: Wie ihr diese Pflichten im Einzelfall erfüllt und in welchem Turnus kontrolliert werden muss, ist eine rechtliche Frage. Das gehört mit eurer Rechtsberatung oder der Berufsgenossenschaft geklärt. Eine Software ersetzt diese Klärung nicht, sie hilft nur dabei, das Ergebnis sauber zu dokumentieren.
Ab wann sich Digitalisierung lohnt
Es gibt keine feste Zahl, aber drei ziemlich verlässliche Anzeichen:
- Ihr sucht öfter als einmal im Monat ein Fahrzeugpapier.
- Ein Termin ist schon einmal durchgerutscht und hat Geld gekostet.
- Die Person, die alles im Kopf hat, geht in Rente oder in Urlaub, und dann weiß es niemand.
Trifft keines davon zu, ist der Ordner völlig in Ordnung. Wir sagen das ausdrücklich, weil ein digitales Werkzeug für einen Betrieb mit zwei Fahrzeugen selten den Aufwand rechtfertigt.
Für wen es nichts ist
- Betriebe mit ein bis zwei Fahrzeugen und einer festen Fahrerin oder einem festen Fahrer.
- Betriebe, die ihren Fuhrpark bereits über eine spezialisierte Software führen, die gut läuft. Dann gibt es keinen Grund zu wechseln.
Wie es bei Tawodo aussieht
Fahrzeuge, Zuordnungen und die zugehörigen Dokumente liegen in derselben App, in der auch der Dienstplan und die Lohnabrechnung liegen. Eure Leute sehen ihr Fahrzeug und die Papiere dazu, ohne im Büro nachzufragen. Ihr seht, was ansteht.
Ob das Modul zu eurem Betrieb passt, schauen wir uns im Tawodo-Check gemeinsam an. Wenn die Antwort nein lautet, sagen wir das.